Cahier des charges vidéo : modèle et conseils de rédaction

Vous êtes peut-être sur le point de contacter plusieurs agences vidéo ou de lancer un appel d’offre pour un projet audiovisuel ? Vous voulez être sûr de penser à tout dans votre brief afin d’obtenir des devis précis et comparables, sans mauvaise surprise ? Cet article vous liste les points essentiels de notre modèle de cahier des charges vidéo. En bonus : les réponses que vous devez attendre de vos prestataires et toutes les phases successives de validation d’un projet vidéo.

 

À quoi sert le cahier des charges vidéo ?

Le cahier des charges vidéo est un élément déterminant dans le choix de votre prestataire et dans la réussite de votre projet audiovisuel. Il fait office de briefing permettant de présenter de manière égale, claire et précise votre projet aux agences de production audiovisuelle que vous sollicitez ou qui répondent à votre appel d’offre.

Il expose votre intention, vos enjeux et vos idées et donne toutes les informations nécessaires à la réalisation du projet audiovisuel.

Un cahier des charges bien établi est gage de propositions commerciales sans mauvaises surprises et d’une réactivité accrue de votre prestataire vidéo.

Cet exercice est également bénéfique à votre équipe projet interne puisqu’il permet d’inscrire sur papier les résultats attendus. Cette clarification est notamment utile pour justifier les dépenses engagées. 

De plus, à la manière d’une charte éditoriale de blog, le cahier des charges vidéo oriente toutes les parties prenantes du projet dans une direction commune.

Concrètement, ce document vous sert de support lors d’une première rencontre avec une agence. Il fait l’objet d’échanges et de questionnements puis vous le remettez dans le but qu’un professionnel de l’audiovisuel revienne vers vous avec une proposition commerciale sur-mesure et étoffée.

Si vous êtes sûr de vous, vous pouvez également le transmettre dès une première prise de contact par mail pour obtenir un devis détaillé.

Enfin, pour vous aider à faire votre choix parmi les propositions que vous aurez reçues, nous avons listé toutes les questions à poser avant de choisir une agence vidéo.

Notre modèle de cahier des charges vidéo en 7 points

Ce document de brief tient normalement en 2 pages et présente de manière précise mais synthétique les points suivants.

1- La présentation de votre entreprise

Commencez par présenter votre structure ou marque d’un point de vue purement identitaire :

• votre activité ou expertise
• votre histoire
• votre implantation géographique

Puis décrivez votre positionnement :

• vos cibles
• vos principaux concurrents
• vos valeurs
• les adjectifs qui décrivent votre ADN
• ce qui vous différencie de vos concurrents
• vos engagements et votre raison d’être

Il est ensuite très pertinent d’exposer les grandes orientations de votre structure ou l’objectif business principal. Par exemple, dans le cas d’une activité marchande : conquérir un nouveau marché, obtenir une levée de fonds, atteindre un certain montant de chiffre d’affaires, etc.

Nous vous invitons à vous attarder sur cette partie si vous souhaitez réaliser un film institutionnel.

Vous pouvez également préciser de quelles expertises est composé votre service communication et/ou marketing et les coordonnées du chef de projet en interne. 

2- L’objectif de votre projet audiovisuel

Il est maintenant temps de nous exposer le contexte de votre projet, ce qui motive votre communication audiovisuelle, la problématique à laquelle la vidéo va répondre :

• Lancement d’entreprise et manque de notoriété
• Lancement produit et développement commercial
• Communication interne
• Marque employeur et besoin de recrutement
• Besoin de sensibilisation
• Création d’une formation

Vous pouvez en découler les résultats escomptés, tangibles et intangibles, avec votre campagne audiovisuelle : 

• rendre vos équipes autonomes sur une nouvelle tâche
• multiplier les inscriptions à votre événement ou association
• augmenter le trafic vers votre site internet
• susciter la confiance des prospects pour favoriser la vente

Dans le cas d’une entreprise marchande, vous pouvez indiquer la ou les étapes du parcours client pour lesquelles la vidéo sera utilisée.

Pensez à lister vos canaux de communication existants et futurs pour pouvoir échanger avec notre agence sur ceux qui se prêtent le mieux à la diffusion de votre projet.

3- Vos cibles

Votre vidéo va-t-elle s’adresser à vos clients, à vos collaborateurs, à vos fournisseurs ou à vos prestataires ? 

Il est préférable de définir une cible unique puis de décrire son profil type, aussi appelé “persona”.

Des données comme l’âge, la catégorie sociale, l’appétence pour le web, le niveau d’expertise, les centres d’intérêt orientent le discours et les représentations visuelles à employer dans votre projet audiovisuel. Votre agence pourra ainsi moduler le ton à employer, le niveau d’humour, les références en fonction de leur culture, de leur connaissances et sensibilité à certains sujets.

4- Votre identité visuelle

Avez-vous déjà décidé de réaliser un motion design ou une vidéo d’entreprise avec prises de vue ? Ou préférez-vous être conseillé par l’agence audiovisuelle en fonction de vos objectifs ?

Dans tous les cas, joindre une charte graphique lors de la rédaction de votre cahier des charges vidéo est idéal pour permettre un habillage visuel (intro, générique, légendes…) en cohérence avec votre image de marque.

Vous pouvez également signaler des contraintes importantes et présenter :

• votre banque d’images ou de rushes ;
• des exemples de projets audiovisuels antérieurs ;
• les logos de partenaires devant absolument figurer à l’écran ;
• des inspirations (auprès de concurrents ou non) ou au contraire des exemples de vidéos qui ne vous correspondent pas.

5- Les messages à faire passer

Même si notre agence vidéo est en mesure de rédiger votre scénario sur-mesure, il faudra lister les informations essentielles que vous souhaitez communiquer dans votre projet audiovisuel :

• Sujets à aborder
• Slogan ou verbatim
• Et éventuellement des dates importantes et chiffres clés

6- Le ton de votre film d’entreprise

Vous pouvez vous interroger sur les émotions que vous souhaitez susciter auprès de vos cibles : de l’amusement, de la surprise, de la joie, une préoccupation ?

Cette donnée oriente vers un ton plutôt humoristique, dramatique, décalé, informatif ou sérieux.

Par ailleurs, le langage à employer doit-il être expert ou au contraire vulgarisé ?

7- L’échéance souhaitée et le budget

Si vous avez un impératif, par exemple la diffusion de votre animation lors d’un événement précis, indiquez dans votre cahier des charges vidéo la date de livraison souhaitée.

Le budget alloué à ce projet est également une information importante pour aligner vos attentes à celles de votre agence de production vidéo et filtrer les propositions largement au-dessus de vos moyens.

Enfin, vous pouvez préciser les ressources à votre disposition ou à inclure à la proposition commerciale : lieux de tournage, figurants, voix-off, bande-son, etc.

Les réponses à attendre à votre cahier des charges vidéo

Une fois votre cahier des charges vidéo transmis à plusieurs prestataires, s’ensuit une phase d’étude et de comparaison des différentes propositions commerciales que vous aurez reçues en retour.

En fonction de l’envergure de votre projet et de son briefing, Mars Vidéos vous envoie un dossier de réponse en concordance, comprenant des recommandations et éléments parmi les points suivants. 

Les spécifications visuelles et sonores

Notre agence de production audiovisuelle vous apporte une note d’intention pour votre projet avec certains des éléments ci-dessous.

• Le type de vidéo envisagée : motion design, drone, prises de vue, reportage, interview…
• Dans le cas d’un motion design, le type de représentation (réelle ou abstraite), la direction artistique ainsi que le niveau de détails.
• Les images et leviers utilisés pour activer les émotions : parties du corps (regards, mains, sourire…), matières, lumière, cadrage plus ou moins serré, colorimétrie, lieux, slowmotion, écriture d’un storytelling…
• Le rythme : transitions, musique, fréquence d’images.
• L’habillage sonore : musique ou silence, bruitages et ambiances, caractéristiques de la voix-off, …
• Propositions de mise en scène, voire ébauche de scénario afin de déterminer l’usage de techniques et de matériel à inclure au devis : illustrations, drone, etc.

Chaque spécification est justifiée en fonction des informations rédigées dans votre cahier des charges vidéo, d’où l’importance de sa précision.

Le planning et les ressources

Avec notre agence, vous saurez exactement combien de techniciens audiovisuels (réalisateur, cadreurs, ingénieurs son, maquilleuse…) seront mobilisés sur votre projet, en plus d’un chef de projet dédié à sa bonne exécution.

Un rétroplanning est établi suite à la signature du devis et vous donne une estimation des plages de tournage à prévoir.

En outre, le niveau de détails du processus de travail traduit l’expérience d’un prestataire audiovisuel. Une méthodologie étayée et illustrée, de l’écriture du storyboard à la post-production, a généralement déjà fait ses preuves et est un bon critère de choix entre plusieurs agences.

La durée de la vidéo et les canaux de diffusion

À partir de votre cahier des charges vidéo, notre agence est en mesure de vous conseiller sur les canaux de diffusion les plus performants au vu de vos cibles et de vos objectifs.

À partir de ces recommandations, différents formats et durées d’animation et de films vous sont proposés pour coller aux contraintes et pratiques du web et des réseaux sociaux.

Les phases de validation de votre projet audiovisuel

Si nous avons le plaisir de collaborer et de sublimer votre structure par l’image, votre rôle ne s’arrête pas au cahier des charges vidéo !

Pour garantir la réussite d’un projet audiovisuel, le retour et la validation de votre chef de projet interne est la bienvenue à différentes étapes : scénario, storyboard, moodboard, choix d’une voix-off, planches d’illustration (s’il s’agit d’un motion design)

Quand le projet touche à sa fin, Mars Vidéos vous livre une première exportation vidéo sur la plateforme Viméo. Un outil “révision” vous permet d’ajouter vos commentaires à des instants précis de la vidéo, comme l’indique le tutoriel ci-dessous.

Les corrections effectuées, nous vous livrons un film d’entreprise répondant exactement à votre cahier des charges vidéo dans les différents formats convenus, avec, si prévu au devis, des sous-titres.

 

Nous espérons que cet article vous aura convaincu de l’intérêt d’un cahier des charges vidéo mûrement réfléchi et rédigé pour gagner en efficacité. Il s’accompagne bien entendu d’échanges de vive-voix et de validations tout au long du projet, indispensables pour nouer une relation de confiance et construire ensemble un projet audiovisuel qui surplombe vos attentes !